Un processus est défini comme une séquence d'étapes utilisées pour atteindre un certain objectif. Une fois qu'un processus a été défini, il est préférable que certaines activités ou étapes soient réalisées pour garantir un résultat répétable, peu importe qui ou quand les actions sont réalisées. Nous ne pourrons pas obtenir les mêmes résultats si nous ne comprenons pas comment quelque chose a été faite. Ce niveau de cohérence est crucial dans les opérations commerciales impliquant clients et produits.

Qu'est-ce que la variation de processus ?

La variation de processus est un concept important dans les méthodologies d'amélioration des processus telles que la méthode Six Sigma. Définie comme une valeur numérique utilisée pour décrire le degré de variation individuelle au sein d'un groupe. La variation du processus se produit lorsque des procédures s'écartent d'un modèle prédéterminé.

C'est l'une des principales raisons des problèmes de qualité dans les opérations transactionnelles ou de fabrication. Les problèmes de qualité des produits ne sont souvent découverts que lorsqu'ils se sont déjà transformés en accidents majeurs. Du coup, lorsque le problème est localisé, la direction doit prendre les mesures nécessaires pour éviter qu'il ne se reproduise.

Types de variation de processus

Il existe principalement deux catégories de variations de processus :

1. Variation de cause commune:

Une variation de cause commune, est le résultat de facteurs connus ou inconnus. Les causes de cet écart sont souvent mesurables et inhérentes au système. On prévoit que 99% des valeurs se trouveront à moins de trois écarts-types de la moyenne, là où la variation de cause commune se produit souvent. Si vous le projetez sur une carte de contrôle, les points irréguliers qui tombent sous la limite de contrôle montreront cette variance.

Un processus statistiquement cohérent résulte de l'influence que la variation de cause commune exerce sur la prévisibilité et le contrôle des résultats du processus. Vous devrez effectuer un changement fondamental si vous voulez vous débarrasser de cette variation de cause commune.

2. Variation de cause spéciale:

Les événements inattendus qui ont un impact sur un processus sont appelés variation de cause spéciale. Ces changements sont rares, n'ont pas été observés et ne peuvent être mesurés. Ces causes aléatoires sont le résultat d'une modification du système qui a causé un problème.

L'introduction d'une variation de cause spécifique pourrait rendre les choses plus difficiles car elles se produisent de manière inattendue. La modification des procédures, des matériaux ou des méthodes résoudra ce problème.

Exemples de variation des processus

Une station d'emballage avec une chaine qui accélère et ralentit le mouvement des produits sur la piste roulante tout en restant dans les limites de contrôle est un exemple de variation de cause commune dans un processus de fabrication.
Dans un environnement de fabrication, une variation de cause spéciale peut être causée par l'environnement, les matériaux, la main-d'œuvre, la technologie, l'équipement et une variété d'autres facteurs.

En supposant que le moteur de la station tombe en panne et provoque une augmentation ou une baisse soudaine de la vitesse, le processus de production deviendrait incontrôlable et deviendrait une variation de cause spéciale.

Un autre exemple serait lorsqu'une nouvelle personne est recrutée et commence à travailler immédiatement sans aucune formation. Il n'y a aucune compréhension préalable du processus conduisant à des 'outputs' qui sont loin des limites de contrôle.

Le suivi d'un problème de qualité jusqu'à sa source sera beaucoup plus simple si les flux de travail sont soigneusement surveillés, les normes sont développées et les rôles sont clairement attribués.

L'avantage de bien comprendre la variation des processus

La variation des processus peut aider à hiérarchiser les tâches et encourager la durabilité à long terme. Les performances financières, les dépenses d'exploitation et la satisfaction client peuvent tous être améliorés en identifiant, définissant, mesurant et minimisant la variance. Sachant que la réduction de la variation augmenterait les performances globales, nous devrions alors rechercher avec vigilance les causes de la variation et tenter activement de la réduire.

Attendez-vous à avoir des variations de processus

Certaines variations de processus doivent être anticipées à moins que vous travailliez dans un environnement hautement contrôlé où les variables externes ont une influence limitée.

Imaginez que malgré votre accord pour livrer des colis en 12 heures à votre client, votre véhicule tombe en panne. Autrement, si vous livrez via un service de messagerie et qu'un problème est survenu. Vous vous en sortirez toujours bien si vous avez déjà mis en place un plan de secours et que votre client finit par recevoir sa livraison dans le délai prévu.

En d'autres termes, il est inévitable que les processus de production varient dans une certaine mesure. La question principale est de savoir si les 'inputs' qui créent la fluctuation sont prévisibles et sous contrôle.

Vous pouvez gérer le problème si vous comprenez cet écart, ou si vous trouvez une solution de contournement. Cependant, avoir une large compréhension des types de variation de processus est important pour établir une base solide d'optimisation.

7 façons de gérer efficacement les variations de processus

Les entreprises peuvent gérer efficacement leurs besoins en changement au-delà de leurs procédures principales. Voici sept façons à noter :

1. Établissez un protocole standard global qui servira de base à toutes les variantes. Vous pouvez appliquer des processus globaux en tant que normes par rapport auxquelles toute variation peut être examinée.

2. Assurez-vous que les équipes peuvent facilement accéder aux variantes appropriées. Tirez parti d'un système qui guide les équipes vers les variations de processus pertinentes pour leur unité, domaine ou tout autre aspect. Comme alternative, fournissez une base de données à partir de laquelle ils peuvent sélectionner les variations applicables.

3. Intégrez des rapports globaux. Les administrateurs d'un processus global peuvent évaluer les modifications et ensuite les rejeter ou les approuver.

4. Le cas échéant, établir des distinctions locales. Les experts peuvent concevoir des variations de processus locales, mais ils doivent s'assurer que ces variations se distinguent des processus standards.

5. Vérifiez que toute modification de processus est claire. Chaque variation de chaque procédure doit être soigneusement examinée et évaluée par rapport aux normes de l'industrie.

6. Examinez les informations sur le temps et les coûts. Grâce à ces données, vous pouvez évaluer l'efficacité des variations de processus en les comparants aux procédures standards.

7. Informez vos opérateurs de tout ajustement aux processus établies. Ils peuvent ensuite examiner les modifications et soit les ajouter à leurs variations uniques, soit les écarter.

Les Solutions de Performance

Notre stratégie d'amélioration des performances décrit les concepts clés du système de gestion de la qualité et accélère leurs mises en œuvre avec précision, offrant une solution rapide aux défis que rencontrent les entreprises, pour une transition opérationnelle réussite et un changement de processus fluide. Certains cas comprendraient :



• Mettre l'accent sur les aspects 6 M's de la méthodologie Lean Six Sigma qui contribuent à la variation des processus, pour développer des directives opérationnelles et guider le personnel à exécuter le processus correctement.

• La mise en place d'un système de gestion des opérations pour assurer que le travail régulier du responsable implique de diriger, d'évaluer et de maintenir les améliorations apportées par la standardisation des processus opérationnels.

Si vous êtes prêt à concentrer vos efforts d'améliorations sur la restriction des variations de cause spéciale et, idéalement, arriver à contrôler les variations de cause commune pour créer des processus stables et cohérents, BPRIGHT peut vous aider! Contactez-nous dès aujourd'hui.

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