L'amélioration des processus métier (BPI/APM) est une pratique dans laquelle les dirigeants d'entreprise examinent leurs processus métier pour trouver des opportunités d’augmenter la précision, l'efficacité et l'efficience, apporter des ajustements et réaliser des améliorations. L’APM fonctionne en identifiant les opérations, les compétences ou les technologies qui pourraient être améliorées ou ajoutées pour encourager des procédures plus fluides, un flux de travail plus efficace et une croissance globale de l'entreprise.

L'objectif principal est d'améliorer en continue la performance des processus formels et informels. En s'engageant dans l'amélioration des processus métier, les organisations peuvent identifier les bottlenecks et inefficacités au sein de leurs processus et prendre des mesures correctives, ce qui mène aux résultats ci-dessous: • Réduire les coûts
• Réduire les erreurs
• Éliminer les efforts redondants
• Assurer le respect continu des workflows et une meilleure conformité aux règles
• Améliorer la qualité des produits ou services
• Accélérer la productivité.

Comment fonctionne l'amélioration des processus métier ?
L'amélioration des processus métier implique généralement les étapes suivantes :
1. Identifier quel processus doit changer.
2. Analysez les points de faiblesses.
3. Effectuez une analyse des causes.
4. Concevoir et évaluer les solutions et activités proposées pour s'assurer qu'elles n'ont pas de conséquences négatives involontaires.
5. Mettre en œuvre le nouveau processus.
6. Évaluer et quantifier les résultats et métriques suivis.
Voir plus de détails sur l'article -> Comment fonctionne le conseil en processus ?

Quelques méthodologies d'amélioration des processus métier :
Les responsables engagés dans l'amélioration des processus métier utilisent généralement une ou plusieurs des méthodologies suivantes pour effectuer l’APM :

I/Six Sigma :
Utilisée dans le secteur de la production industrielle, principalement car elle permet de minimiser le taux de produits défectueux et de réduire les anomalies.
L’objectif est d’obtenir des résultats constants pour, à terme, optimiser la satisfaction des clients.
La méthodologie Six Sigma utilise des données et des outils empiriques et statistiques pour analyser les lacunes et conduire des améliorations.
Un processus est considéré comme optimal s’il ne génère pas plus de 3,4 défauts par million d’unités produites.
Les adhérents Six Sigma utilisent souvent DMAIC - définir, mesurer, analyser, améliorer et contrôler - pour étudier et optimiser les processus existants.
La majeure partie du processus DMAIC se déroule pendant l’étape d’analyse pour d’identifier les diverses répercussions qui peuvent découler d’une cause racine.

II/Lean Management :
Apparue aussi dans le secteur industriel, et plus particulièrement avec le constructeur automobile Toyota,
Lean Management vise à réduire les déchets et à utiliser le moins de ressources pour obtenir le produit final.
Il favorise également l'amélioration continue et les moyens d'accroître l'efficacité d'un processus.
  Lean englobe les éléments suivants :
• Kaizen, une approche qui appelle de petits changements continus qui se traduisent par des améliorations significatives.
• 5S, une approche basée sur une liste de contrôle connexe basée sur des mots japonais généralement traduits par Trier, Organiser, Briller, Standardiser et Soutenir.
• Plan-Do-Check_Act, un modèle pour planifier, tester, analyser et améliorer les processus.

III/Total quality management framework (TQM):
Une méthode orientée client qui implique des améliorations continues au fil du temps. Cette technique est souvent utilisée dans le cadre de projets de gestion des chaînes d’approvisionnement et de satisfaction client.
Le TQM présente notamment les caractéristiques suivantes :
•Approche axée sur la clientèle : l’objectif principal du TQM est toujours la satisfaction du client final. En quoi les modifications apportées aux processus affectent la façon dont les clients finaux considèrent votre produit.
•Implication de l’équipe complète : contrairement à d’autres méthodologies, le TQM implique toute l’équipe, et pas seulement l’équipe de production.
•Amélioration continue : qui consiste à apporter de légères modifications pour optimiser les processus et s’adapter lorsque les circonstances externes changent.
•Prise de décision axée sur les données : en vue d’analyser les performances des processus et d’identifier les sources d’inefficacité et les axes d’amélioration.

IV/Théorie des contraintes(TOC) :
Cette méthodologie permet aux managers d'identifier l’ensemble des contraintes les plus importantes qui bloquent les améliorations ou les objectifs organisationnels, puis de se concentrer sur l'amélioration des processus jusqu'à ce que ces contraintes ne soient plus des obstacles.
La théorie des contraintes se décompose en cinq étapes clés :
• Identifier la contrainte.
• Exploiter la contrainte.
• Subordonner tout le reste à la contrainte.
• Élever la contrainte.
• Éviter de stagner et répéter le processus.

V/Agile Management :
Issu du monde du développement de logiciels, cette approche rassemble des équipes interfonctionnelles pour travailler dans des cycles de production courts appelés sprints pour améliorer ou ajouter des fonctionnalités et des fonctions technologiques afin d'améliorer un processus métier.
  Avantages de cette méthode :
• Il s'agit d'un processus orienté client. Ainsi, il s'assure que le client est continuellement impliqué à chaque étape.
• Les équipes agiles sont extrêmement motivées et autonomes, elles sont donc susceptibles de fournir un meilleur résultat des projets de développement.
• Garantit que la qualité du développement est maintenue.
• Le processus est entièrement basé sur des itérations. Par conséquent, le client et l'équipe savent exactement ce qui est complet et ce qui ne l'est pas. Cela réduit les risques dans le processus de développement.

Exemples d'amélioration des processus métier et cas d'utilisation :
L'amélioration des processus métier apporte généralement de la valeur en éliminant les inefficacités et les redondances dans l'ensemble du processus grâce à des modifications du flux de travail ou au redéploiement des ressources, qu'il s'agisse de personnes ou de technologies. Voici quelques exemples généraux :
• Passer de la documentation papier à la documentation numérique pour accélérer le traitement.
• Utiliser l'automatisation pour éliminer le travail manuel lent et source d'erreurs.
• L'introduction de l'analyse de données, l’intelligence artificielle, ou d'autres technologies pour accélérer, améliorer la productivité et éliminer l'utilisation de ressources superflues.

Gérez l’amélioration des processus avec Bpright :
En tant que chef d’équipe, l’une des démarches les plus utiles que vous puissiez entreprendre est de clarifier et d’améliorer les processus. Les méthodes d’amélioration appliquées correctement renforcent la productivité de votre équipe et réduisent le manque d’efficacité.
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